Privacy Policy (Android)

Telephonica App – Privacy Policy (Android)

Last updated: January 18, 2026
Telephonica Inc. (“Telephonica”, “we”, “us”) provides the Telephonica Android application (the “App”) intended for commercial customers with an active Telephonica account and authorized users of those customers.

This Privacy Policy explains what information is processed when you use the App and how it is handled.

1) Summary (plain language)

• We do not sell your data.
• We do not use your contacts or call recordings as cloud data. Contacts and call recordings remain on your device (local).
• We use Firebase Cloud Messaging (FCM) only to deliver push notifications (for example, incoming call alerts). This requires a device push token and basic technical information.

2) Information the App processes

A) Information processed on your device (local)

The App may access or store the following on your device to provide calling features:

• Contacts (local only): used to display caller names / help you place calls (if you grant permission).
• Call recordings (local only): if you enable recording on the device, the audio file remains on the device storage controlled by you/your organization.
• Account/provisioning configuration (local): configuration received through a QR code or provisioning link is stored on the device so the App can connect to your service.

• Camera (optional, local only): used only if you choose to scan a QR code for provisioning or use camera-related features (if enabled).

• Photos/Media (optional, local only): used only if you choose to select an image from your device (for example, to attach a screenshot). Telephonica does not automatically upload your photos.

Telephonica does not upload your contacts or locally recorded call audio to Telephonica servers through the App.

B) Push notification data (Firebase / FCM)

To deliver push notifications, the App and Firebase may process:

• FCM registration token (a unique identifier for your app instance on a device)
• Device/technical information needed for reliable delivery (e.g., app version, device model, OS version, language, network or delivery diagnostics)
• Notification metadata (such as delivery status)

We use this only to send and improve reliability of notifications, not for advertising.

C) Basic diagnostics (optional)

The App may generate technical logs on the device (for troubleshooting). If your organization contacts support and chooses to share logs with Telephonica, those logs may contain technical details (for example: timestamps, device/app version, network conditions). We use shared logs only to diagnose issues.

3) Permissions

Depending on your use, the App may request permissions such as:

• Microphone (required for calls)

• Notifications (for push notifications)

• Contacts (optional; for caller name display/dialing convenience)

• Camera (optional; for QR/provisioning scan or camera features)

• Photos/Media (optional; to select images from your device)

You can change permissions anytime in Android settings. If you deny optional permissions, the App will still work, but related features may be unavailable.

4) Sharing and disclosure

We do not sell personal information.

We may share limited information only in these cases:

• Service providers: Firebase (Google) to deliver push notifications.
• Legal/security: if required by law, regulation, court order, or to protect security, rights, and prevent fraud/abuse.
• With your organization: if you use the App through a business account, your administrator may manage your access and service configuration.
• Photos/Camera content: not shared with Telephonica unless you explicitly choose to send it (for example, as an attachment in a support request).

5) Data retention

• Contacts and call recordings: retained locally on your device until you delete them or uninstall the App (subject to your device settings and your organization’s policies).
• Push tokens: retained as long as needed to provide notifications, and may change/reset if you reinstall the App, clear app data, or reset your device.
• Support logs you share: retained only as needed to resolve the request and for reasonable record-keeping.

6) Security

We use reasonable administrative and technical safeguards appropriate to the nature of the data processed. No method of transmission or storage is 100% secure, but we work to protect information from unauthorized access.

7) International transfers

Depending on how Firebase and your telephony infrastructure are configured, technical data for push notifications may be processed outside your province/country. We take steps to limit use of such data to what is necessary for providing the service.

8) Children

The App is intended for business use and is not directed to children.

9) Your choices and rights

If you are using the App through an organization, some requests may need to be handled through your organization’s administrator (for example, service access changes). You may:

• control App permissions in Android settings
• delete local data by clearing App storage or uninstalling the App
• contact us for privacy questions

10) Contact

Telephonica Inc. (Montreal, Quebec, Canada)
Email: support@telephonica.ca

11) Changes to this policy

We may update this Privacy Policy from time to time. The “Last updated” date will change accordingly.

Politique de confidentialité – Application Telephonica (Android)

Dernière mise à jour : 18 janvier 2026
Telephonica Inc. (« Telephonica », « nous ») fournit l’application Android Telephonica (l’« Application ») destinée aux clients commerciaux ayant un compte actif Telephonica et aux utilisateurs autorisés.

Cette Politique explique quelles informations sont traitées lors de l’utilisation de l’Application et comment elles sont gérées.

1) Résumé

• Nous ne vendons pas vos données.
• Contacts et enregistrements d’appels : local uniquement. Les contacts et les enregistrements d’appels demeurent sur votre appareil.
• Nous utilisons Firebase Cloud Messaging (FCM) uniquement pour livrer des notifications push (ex. alertes d’appel entrant). Cela nécessite un jeton de notification et certaines informations techniques.

2) Informations traitées

A) Données locales (sur l’appareil)

L’Application peut accéder/stocke localement :

• Contacts (local seulement) si vous autorisez l’accès (affichage du nom, composition)
• Enregistrements d’appels (local seulement) si vous activez l’enregistrement sur l’appareil
• Configuration/provisionnement (local) reçue via code QR ou lien de configuration

• Caméra (optionnel, local seulement) : utilisée uniquement si vous choisissez de scanner un code QR pour le provisionnement ou d’utiliser des fonctions liées à la caméra (si activées).

• Photos/Médias (optionnel, local seulement) : utilisée uniquement si vous choisissez de sélectionner une image sur votre appareil (ex. joindre une capture d’écran). Telephonica ne téléverse pas automatiquement vos photos.

Telephonica ne téléverse pas vos contacts ni l’audio des enregistrements locaux vers ses serveurs via l’Application.

B) Notifications push (Firebase / FCM)

Pour livrer les notifications, l’Application et Firebase peuvent traiter :

• Jeton d’inscription FCM (identifiant unique de l’instance de l’application)
• Informations techniques nécessaires à la livraison (version de l’app, modèle, version Android, diagnostics de livraison)
• Métadonnées de notification (statut de livraison)

Utilisation : uniquement pour envoyer/fiabiliser les notifications, pas de publicité.

C) Diagnostics (optionnel)

L’Application peut générer des journaux techniques localement. Si votre organisation choisit de les partager au support, ils peuvent contenir des infos techniques (horodatage, version, conditions réseau). Ils servent uniquement au dépannage.

3) Autorisations

Selon l’usage, l’Application peut demander :

• Microphone (appels)

• Notifications (push)

• Contacts (optionnel)

• Caméra (optionnel; scan QR/provisionnement ou fonctions caméra)

• Photos/Médias (optionnel; sélectionner une image)

Vous pouvez gérer ces autorisations dans Android. Si vous refusez les autorisations optionnelles, l’Application fonctionnera, mais certaines fonctions pourront être limitées.

4) Partage

Aucune vente de données.

Partage limité :

• Fournisseurs : Firebase (Google) pour les notifications
• Exigences légales / sécurité
• Votre organisation : administration de l’accès et de la configuration
• Contenu caméra/photos : non partagé avec Telephonica sauf si vous choisissez explicitement de l’envoyer (ex. pièce jointe au support).

5) Conservation

• Contacts/enregistrements locaux : conservés sur l’appareil jusqu’à suppression/désinstallation
• Jetons push : conservés tant que nécessaire pour les notifications
• Journaux transmis au support : conservés le temps nécessaire au traitement

6) Sécurité

Mesures raisonnables de protection adaptées à la nature des données.

7) Traitement à l’international

Selon la configuration Firebase et l’infrastructure, certaines données techniques peuvent être traitées hors de votre province/pays.

8) Enfants

Application destinée à un usage commercial, non conçue pour les enfants.

9) Vos choix

Gestion des autorisations Android, suppression des données locales, et contact pour toute question.

10) Contact

Telephonica Inc. (Montréal, Québec, Canada)
Courriel : support@telephonica.ca

11) Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette Politique; la date de mise à jour sera modifiée.